Pengesahan daripada person-in-charge (127)

Mukadimah 

Bulan April tahun ini insyaAllah genap empat (4) tahun saya berkhidmat di salah sebuah firma perunding ukur bahan di Bangi, Selangor.

Saya amat bersyukur dan selesa bekerja di sini. Jika diimbau, terlalu banya perkara yang saya belajar sama ada secara mandiri atau banyaknya di bawah tunjuk ajar dan teguran daripada pihak pengurusan. Di pejabat, boleh dikatakan kerja saya sebahagian besar hanya difahami oleh pihak pengurusan yang seorang, atau jawatan sebenarnya Pengarah Teknikal (saya gelarkan di sini sebagai "Bos"). Selebihnya, Bos serahkan kepercayaan dan tanggungjawab ke atas diri saya (setelah beberapa tahun berkhidmat). Untungnya saya, Bos seorang yang boleh dibuat bincang atau boleh bertoleransi dan fokus kepada solusi.

Apabila perbincangan bukan "one-to-one"

Apabila saya dipanggil untuk berbincang lebih daripada seorang, bermakna hal yang ingin dibincangkan adalah merupakan projek yang dikendalikan oleh person-in-charge (PIC) itu. Bunyinya pasti serius. Semestinya hal yang hendak dibincangkan itu melibatkan sequence kepada tindakan sama ada saya atau PIC itu. Situasi boleh jadi tegang tetapi bersederhana, atau tenang sahaja. Itulah style Bos. 

Namun, boleh jadi jika terkena pada orang lain, ianya akan dianggap tegang sama sekali. Ianya bergantung kepada bagaimana kita melihat isu itu dan bagaimana ianya akan dikendalikan. Chill lah! Ehek.

Hal hari ini: Isu pengeluaran invoice daripada pro-forma invoice

Bagi syarikat enterprise, aliran birokrasi tidaklah begitu kompleks. Namun, tetap ada ruang untuk wujudnya kesilapan manusiawi. Saya akui kesilapan hari ini berpunca jatuh kepada diri saya. 

Dan saya rasa perkara ini beberapa kali berlaku disebabkan kekeliruan situasi dan siapa yang lebih layak untuk mengesahkan, dan siapa yang berautoriti membuat keputusan. Tambahan, siapa yang layak beri arahan muktamad.

Lima (5) orang yang terlibat dan mempengaruhi situasi pada hari ini:

Client: Meminta menyediakan invoice untuk dua (2) projek berdasarkan jumlah yang telah dihantar dalam bentuk pro-forma invoice 

Admin (saya): Bertindak menyediakan invoice sebelum ditandatangani Bos

Senior QS (PIC Projek 1): Dimaklumkan admin bahawa kedua-dua invoice perlu dihantar melalui emel, dan bersetuju untuk proceed

QS (PIC Projek 2): Tidak dimaklumkan tentang pengeluaran invoice terkini

Bos: Menandatangani invoice dengan mendapat pemakluman bahawa invoice itu adalah sequence daripada pro-forma invoice sebelum ini.

Kesilapan berlaku pada dua (2) perkara:

1. Tidak membuat semakan terakhir ke atas pengiraan sama ada pernah berlaku isu atau perbincangan terutamanya melibatkan menolakan fee (kerugian firma). 

2. Tidak memaklumkan kepada PIC sebenar atau generalise one project with another.

Saya kesal sebab keadaan ini berisiko untuk merugikan firma. Dan, merumitkan proses seterusnya.

Bagaimana atau mengapa ia berlaku?

1. Pada fikiran saya, perhatian saya adalah pada memahukan fee segera diterima oleh syarikat memandangkan client telah beri tanda positif untuk memproses tuntutan.

2. Ketiadaan nota atau sticky note yang diletakkan pada dokumen berkenaan berkaitan isu yang ada pada pengiraan. Hal ini mebuatkan saya terlepas pandang untuk melakukan semakan.

3. Mengandaikan Senior QS berautoriti dan mengetahui situasi untuk projek yang dikendalikan oleh PIC lain.

4. Tidak mengingatkan Bos tentang isu yang ada dan mempengaruhi jumlah pada dokumen yang hendak ditandatangani (sequence kepada no.2).

Resolusi

Invoice telah pun dihantar kepada client. Tindakan susulan adalah, Bos melabelkan invoice berkenaan sebagai "invois sementara" iaitu, bagi tuntutan mendatang, isu ke atas jumlah yang melibatkan tindakan daripada client yang tidak dipersetujui firma akan dibangkitkan. Pengiraan semula mesti dilakukan dan berpihak kepada firma. Penolakan fee tidak layak dilakukan client tanpa hujah yang konkrit. Hak firma perlu dipertahankan apatah lagi sekiranya terdapat beberapa tindakan firma yang memberi keuntungan kepada client. Toleransi perlu diusahakan.

Wallahua'lam.

Sekian perkongsian #workingwithqs pada harini.

7 Januari 2026, Rabu